Hoe je omgaat met de Dataverse-capaciteitslimieten, hoe je al je data compleet uit Dynamics 365 exporteert en hoe een migratie naar een open datalaag in eigen beheer verloopt zonder dataverlies.
Dynamics 365 brengt het Power Platform, Dataverse en een licentiemodel mee dat per app, per gebruiker en per gigabyte rekent, en waar na een paar jaar niemand meer doorheen kijkt.
De capaciteitslimieten van Dataverse zijn te beheersen met opschonen en archiveren, en de beste archiefbestemming, een eigen database, is meteen de eerste stap richting eigen beheer.
Elke tabel is via de Web API benaderbaar, je moet alleen de interne codes omzetten naar leesbare waarden en de relaties intact houden.
Een migratie naar een open datalaag in eigen beheer is geen sprong in het diepe, met een proefmigratie en een periode van parallel draaien voordat er ook maar iets wordt opgezegd.
Voor veel bedrijven was Dynamics geen keuze uit een vergelijking, maar de logische uitbreiding van het Microsoft-huis. De organisatie draaide al op Outlook, Teams en Office; het CRM van dezelfde leverancier voelde als de veilige route, en de integratie met e-mail en agenda werkte inderdaad vanaf dag één. Een implementatiepartner richtte het in, en het stond.
Die kracht is ook de zwakte. Dynamics is geen los product maar een toegangspoort tot een ecosysteem: Dataverse als dataplatform, Power Apps en Power Automate eromheen, licenties die per app en per gebruiker stapelen, en customizations die alleen de partner nog begrijpt. Elke verbetering loopt via dat ecosysteem, op de voorwaarden en tegen de tarieven ervan. Wat als veilige keuze begon, is voor veel mkb-bedrijven een omgeving geworden die niemand intern nog overziet.
De rekening van Dynamics bestaat uit drie lagen die zelden op één overzicht staan.
Sales, Customer Service, Marketing: elke app kent eigen licenties, met basis- en attach-varianten per gebruiker en add-ons daarbovenop. Het model is zo fijnmazig dat zelfs leveranciers er speciale adviseurs voor hebben. In de praktijk betekent het: elke nieuwe wens is een nieuwe licentievraag, en de jaarfactuur groeit stilletjes mee.
Alle Dynamics-data leeft in Dataverse, en de capaciteit daarvan is per tenant begrensd: een basishoeveelheid van zo'n tien gigabyte databasecapaciteit, aangevuld met kleine toeslagen per licentie. Records, bijlagen en logs tellen allemaal mee. Extra capaciteit koop je per gigabyte per maand, tegen tarieven die per jaar een veelvoud zijn van wat dezelfde opslag ergens anders kost. Een groeiend bedrijf met een actief salesteam ziet die meter sneller lopen dan verwacht.
Een veld erbij, een rapport aangepast, een flow die stukliep na een update: in theorie kan het zelf, in de praktijk loopt het via de implementatiepartner. Dat is geen onwil van de partner; het platform is simpelweg te complex geworden om erbij te doen. Het gevolg is een structurele afhankelijkheid die op geen enkele factuur "lock-in" heet, maar het wel is.
Elke nieuwe wens is een nieuwe licentievraag, en de jaarfactuur groeit stilletjes mee.
Geen licenties per app en per gebruiker, geen capaciteit per gigabyte.
Ook als je voorlopig bij Dynamics blijft, hoef je de capaciteitsfactuur niet te accepteren. Drie strategieën, oplopend in effect.
Auditlogs, workflow-geschiedenis en allang afgeronde activiteiten nemen stille ruimte in. Structureel opschonen levert vaak verrassend veel capaciteit op en maakt de omgeving overzichtelijker. Doe dit voor je iets anders doet: het is ook de eerste stap van elke goede migratie.
Bestanden en e-mailbijlagen zijn grote slokops van de duurste capaciteitscategorie. Verplaats ze naar goedkope documentopslag, met in Dynamics alleen een verwijzing. Dat scheelt direct.
De structurele oplossing: verplaats afgesloten records, oude activiteiten en historie naar een eigen PostgreSQL-database, waar opslag vrijwel niets kost en alles doorzoekbaar blijft. Dit is de interessantste strategie, want die archiefdatabase is in feite al een datalaag in eigen beheer. Wie hem eenmaal heeft, ontdekt meestal snel dat rapportages en AI-toepassingen daar makkelijker op draaien dan op Dataverse zelf. De rest van deze whitepaper is de logische vervolgstap van precies dit idee.
Je data komt compleet uit Dynamics, maar niet alles via dezelfde weg. Dit zijn de routes.
Niets in dit lijstje is geheim of tegengehouden: Dataverse werkt netjes mee aan export. Het verschil tussen een complete en een gemankeerde migratie zit niet in de toegang, maar in het kennen van deze routes, het omzetten van codes naar betekenis en het controleren van het resultaat.
De export is de helft van het werk. De andere helft is de overzetting zelf, en daar gaan migraties mis die op papier klopten. Vijf regels die het verschil maken.
Eerst accounts, dan contacten, dan verkoopkansen, dan activiteiten en bijlagen. Houd per record een mapping bij van oud GUID naar nieuw ID, zodat elke relatie herleidbaar en elke fout herstelbaar is.
Alles naar een testomgeving. Tel na per tabel: evenveel accounts, contacten en verkoopkansen als in de bron. Steekproef de relaties en de vreemde gevallen, zoals records van vertrokken medewerkers.
Het beste moment om te ontdubbelen en te normaliseren: je kijkt toch al naar elke tabel. Wat je bewust achterlaat, documenteer je, zodat "weg" nooit "kwijt" betekent.
De nieuwe omgeving bewijst zich naast Dynamics met echte rapportages, terwijl nieuwe data meestroomt en Outlook en Teams gekoppeld blijven. Pas als het team haar vertrouwt, bouw je licenties af.
Flows, plugins en customizations zijn niet exporteerbaar. Een flink deel bestond om het datamodel van Dataverse heen te werken. Herbouw wat je proces echt nodig heeft en laat de rest weg.
Waar migreer je naartoe? Het antwoord van And Repeat is geen ander pakket, want dan verhuis je alleen je lock-in. Het antwoord is een AI Native Data Layer: een open, centrale datalaag op PostgreSQL, in jouw eigen beheer, waarop al je bedrijfssoftware aansluit.
Je klantdata vormt het fundament. Daarbovenop worden oplossingen gebouwd die je van Dynamics gewend bent, maar dan om jouw werkwijze heen: pipeline en opvolging, dashboards, AI-chat die vragen over je eigen klanten beantwoordt, agents die routinewerk overnemen. En het Microsoft-gemak blijft: Outlook, Teams en agenda worden aan de datalaag gekoppeld, zodat je het huis houdt maar het fundament terugkrijgt.
Het kostenmodel draait mee, zoals het overzicht in hoofdstuk 2 laat zien. En omdat de datalaag open en portable is, kun je er altijd mee weg. Ook bij ons vandaan; dat houdt iedereen scherp. Hoe dat platform in elkaar zit, staat uitgebreid in de whitepaper over de AI Native Data Layer.
| aspect | dynamics 365 | eigen beheer |
|---|---|---|
| kosten | Licenties per app en per gebruiker, met attach-licenties en add-ons | Lage, voorspelbare infrastructuurkosten, ongeacht het aantal gebruikers |
| opslag | Dataverse-capaciteit per gigabyte per maand, met krappe basis | Vrijwel onbeperkt tegen reguliere databasekosten |
| aanpassingen | Via het Power Platform en de implementatiepartner | Om jouw werkwijze heen gebouwd, aanpassingen in dagen |
| toegang tot je data | Via API's en exportroutes binnen het platform | Rechtstreeks: het is jouw database |
| AI op je klantdata | Via Copilot-licenties en de grenzen van het platform | Elke AI-toepassing sluit direct aan op je eigen datalaag |
| eigenaarschap | Toegang huren tot je eigen klanthistorie | Data, omgeving en historie zijn volledig van jou |
Europa heeft het overstapvraagstuk gezien en er wetgeving van gemaakt. De Data Act verplicht aanbieders van clouddiensten om overstappen praktisch mogelijk te maken: je data meegeven in een gangbaar, bruikbaar formaat en de overstap niet frustreren. Vanaf 12 januari 2027 mogen daarvoor bovendien geen overstapkosten meer worden gerekend.
Voor wie op Dynamics zit, betekent dat: de deur staat straks wettelijk open. Maar een wet exporteert je data niet en bouwt je nieuwe omgeving niet. Wie in 2027 vrij wil kunnen kiezen, doet er verstandig aan nu de eigen data te kennen en de route te verkennen. Meer hierover in ons artikel over de Data Act en overstapkosten.
Elke goede migratie begint met weten wat je hebt. Daarom is de eerste stap altijd een datascan: we kijken samen in je omgeving en brengen in kaart welke tabellen en volumes er zijn, welke flows en customizations er draaien, en wat de kwaliteit van de data is. Met een proefexport laten we zien hoe jouw data eruitziet in een open datalaag.
Daarna weet je precies waar je aan toe bent: wat er mee moet, wat opgeruimd kan worden en wat de migratie inhoudt. Ook als de conclusie is dat blijven op dit moment de beste keuze is, want ook dat komt voor, heb je een gedocumenteerd beeld van je eigen data. Dat is nooit weggegooid werk.
And Repeat helpt mkb-bedrijven hun data en software in eigen beheer te brengen, met een AI-native datalaag als fundament. Migraties uit CRM-pakketten zoals Dynamics 365 zijn daarvan een logisch onderdeel: de data is er al, hij moet alleen terug naar de eigenaar. Eén overtuiging loopt overal doorheen: jouw data en jouw software horen van jou te zijn, niet van een leverancier.
Plan een vrijblijvende datascan. We brengen je omgeving in kaart en laten met een proefexport zien hoe jouw data eruitziet in eigen beheer. Eerlijk advies, ook als dat "blijf nog even" is.