Sinds september 2025 geldt er in de hele EU een wet die vendor lock-in aanpakt, en vanaf 12 januari 2027 mag je softwareleverancier je geen cent meer rekenen voor het overstappen naar een ander. Dat is over vijf maanden. Wat betekent dat concreet voor een mkb-bedrijf, en wat kun je er nu al mee?
De Data Act is een Europese verordening die sinds 12 september 2025 van toepassing is. Een deel gaat over data uit slimme apparaten, en dat deel kun je als kantoororganisatie meestal negeren. Het deel dat wel telt, gaat over het overstappen tussen wat de wet "dataverwerkingsdiensten" noemt.
Achter die term zit iets heel praktisch. Het gaat om software die je afneemt in plaats van bezit: je CRM in de cloud, je projectsoftware, je boekhoudpakket, je hosting, je documentopslag. Huur je het, en zit jouw bedrijfsdata erin, dan valt het er waarschijnlijk onder. De kern van de regeling: de leverancier mag geen belemmeringen opwerpen, contractueel, technisch of commercieel, die het je moeilijk maken om weg te gaan of om meerdere leveranciers naast elkaar te gebruiken.
Het eerste dat de wet vastlegt zijn termijnen. Je opzegtermijn om een overstap in gang te zetten of je data te laten wissen mag maximaal twee maanden zijn. Daarna volgt een overgangsperiode van maximaal 30 dagen waarin de overstap plaatsvindt. Is dat technisch niet haalbaar, dan mag die langer worden, maar de leverancier moet dat onderbouwen. Na de overstap moet je nog minstens 30 dagen bij je data kunnen voordat het verwijderd wordt.
Wat je hieraan hebt: contracten met een opzegtermijn van zes maanden, of met een stilzwijgende verlenging waar je niet meer tussen komt, staan op de nominatie om aangepast te worden. De leverancier moet die rechten volgens de wet ook in het contract zelf benoemen.
Een export die technisch bestaat maar praktisch onbruikbaar is, is de klassieke ontsnappingsroute van leveranciers. De wet snijdt die af: je exporteerbare data en digitale activa moeten beschikbaar komen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, en de leverancier moet in goed vertrouwen meewerken aan de overstap.
Wees wel eerlijk over wat het niet oplost. Over wat "exporteerbaar" is valt te discussiëren, en die discussie ga je waarschijnlijk voeren. Je klantgegevens, facturen en documenten komen mee. Je ingerichte processen, workflows, rapportagedefinities en maatwerkvelden zijn een grijs gebied. Geen wet verplicht je oude leverancier om jouw nieuwe systeem net zo te laten werken als het oude.
Dit is het onderdeel met een harde datum. Tot 12 januari 2027 mag een leverancier nog een verlaagd tarief rekenen voor een overstap, maar alleen de werkelijk gemaakte kosten, zonder winstmarge. Vanaf die datum mag hij helemaal niets meer rekenen, ook geen kosten voor het uitvoeren van je data.
Let op één verschil: overstapkosten zijn niet hetzelfde als een vergoeding voor het vroegtijdig beëindigen van een contract. Die laatste mag blijven bestaan, zolang hij proportioneel is en de overstap niet blokkeert. En de wet werkt niet met een schakelaar op 12 januari: je bestaande contract verandert niet automatisch. Je moet er zelf iets mee doen. Dat maakt de tweede helft van 2026 het moment om dit gesprek te voeren, want je argument gaat nu niet meer over goede wil maar over wetgeving.
De meest onderschatte regel. De overstapbepalingen gelden ook voor lopende overeenkomsten, ongeacht de minimumduur die je eerder bent aangegaan. Je hoeft dus niet te wachten tot je huidige termijn afloopt om je rechten te gebruiken.
Dat maakt één vraag ineens heel nuttig: leg je leverancier voor welke categorieën data en digitale activa hij kan exporteren, in welk formaat en binnen welke termijn. Vooral de snelheid waarmee het antwoord komt zegt iets. Wie dit binnen een dag netjes op papier zet, is een goede leverancier. Wie er drie weken en een consultant voor nodig heeft, geeft daarmee zijn antwoord.
Hier zit de nuance die in de juridische samenvattingen meestal ontbreekt. Overstapkosten waren de meest zichtbare vorm van lock-in, maar niet de sterkste. De sterkste vorm zit in je eigen bedrijfsvoering: processen die zijn ingericht in de logica van één pakket, koppelingen die op maat zijn gebouwd, historie met verwijzingen die buiten dat systeem niets betekenen, en het feit dat niemand in je organisatie precies weet hoe het geheel in elkaar zit.
Een gratis export lost dat niet op. Je mag zonder kosten met een bestand naar buiten lopen, maar je hebt nog geen plek om het neer te zetten. De Data Act verlaagt de drempel om te vertrekken, hij regelt geen bestemming. Dat blijft jouw werk.
Zet je verleng- en opzegdata op een rij. Per systeem: wanneer verlengt het stilzwijgend, en wat is de laatste dag om iets te zeggen. Een half uur werk, en de basis voor elk gesprek daarna.
Vraag per leverancier de exportlijst op. Welke data en digitale activa, welk formaat, welke termijn, welke kosten nu en na 12 januari 2027. Schriftelijk.
Doe één echte proefexport. Niet vragen of het kan, gewoon doen. Haal de data eruit en kijk of je er iets mee kunt zonder de leverancier. Dit is het enige onderdeel van de hele lijst dat je een eerlijk antwoord geeft.
Bepaal waar de data naartoe gaat. Als je een centrale plek hebt waar je bedrijfsdata staat in een open formaat, wordt elke volgende overstap een technische klus in plaats van een project. Heb je die plek niet, dan verplaats je alleen je afhankelijkheid.
2027 wordt het jaar waarin wisselen van software geen investering meer is maar een keuze. Dat is winst, maar alleen voor bedrijven die weten waar hun data heen moet. Voor de rest blijft de reden om te blijven gelijk: niet de exitfactuur, maar de gedachte dat het te veel werk is.
De manier om die gedachte te ontkrachten is het om te draaien. Niet je data in een pakket stoppen en hopen dat je er ooit weer uit komt, maar een open datalaag in eigen beheer als fundament nemen en je software daarop aansluiten. Bestaande systemen mogen blijven staan, de data en de regie zijn van jou. Hoe dat werkt staat op de pagina over de AI Native Data Layer. Knelt je huidige systeem nu al, dan is vijf signalen dat je bedrijf zijn CRM is ontgroeid een beter startpunt.
En de vraag geldt breder dan je bedrijfssoftware. Ook je website en je hosting zijn een dienst waar je zonder drempel weg moet kunnen. Kun je vandaag niet zelf bij je eigen site, dan is dat dezelfde afhankelijkheid in een ander jasje: daarover gaat de pagina van WordPress naar eigen beheer.
Tot slot: dit artikel legt uit wat de regeling praktisch betekent, het is geen juridisch advies. Voor de exacte gevolgen van jouw contracten zit je bij een jurist beter.
In de whitepaper over de AI Native Data Layer lees je hoe een open datalaag in eigen beheer het monolithische CRM vervangt, wat dat betekent voor je bestaande systemen en hoe je er klein mee begint.
Download de whitepaper