In elk bedrijf gaan elke week uren op aan werk dat niemand bewust heeft gekozen: gegevens overtypen, mails doorsturen, lijstjes bijwerken en controleren of iets wel gebeurd is. Wij brengen dat werk in kaart, meten wat het kost en automatiseren het in de juiste volgorde. Eerst met vaste regels en koppelingen, daarna met AI waar dat echt iets toevoegt, en altijd met de mens in de lus waar het ertoe doet.
Handwerk sluipt erin. Een nieuw pakket hier, een uitzondering daar, en voor je het weet besteedt een collega een dag per week aan werk dat een systeem in seconden kan doen.
Procesautomatisering is het overdragen van terugkerende handelingen in een bedrijfsproces aan software, zodat medewerkers alleen nog de stappen doen waar een mens echt voor nodig is. Dat kan met vaste regels en koppelingen tussen systemen, met een AI-stap die beoordeelt of samenvat onder menselijke controle, of met agents die binnen afgesproken kaders meerdere stappen zelfstandig uitvoeren.
Een order uit de mail in het ERP, een klant uit het CRM in de boekhouding. Elke keer opnieuw, met elke keer een kans op een tikfout.
Aanvragen, facturen en vragen komen binnen in een gedeelde inbox. Iemand leest, sorteert en stuurt door, de hele dag door.
Is de factuur verstuurd, is de offerte opgevolgd, is het contract getekend? Het nalopen kost bijna net zoveel tijd als het werk zelf.
Elke maand cijfers uit drie systemen in een spreadsheet plakken, opmaken en rondsturen. En als iemand een vraag heeft, begint het opnieuw.
We werken in drie niveaus. Niet omdat het hoogste niveau het doel is, maar omdat elk niveau op het vorige bouwt. De grootste winst zit meestal gewoon onderin.
Als dit, dan dat. Een order verschijnt in de planning, een openstaande factuur krijgt een herinnering. Geen AI-model nodig, wel vaak de snelste winst.
AI classificeert een mail, haalt gegevens uit een pdf of zet een conceptantwoord klaar. Een medewerker controleert en keurt goed voordat het verder gaat.
Als niveau 2 aantoonbaar goed werkt, voert een agent meerdere stappen achter elkaar uit, met logging van elke actie en duidelijke grenzen.
Voor en na elke automatisering meten we wat het proces kost. Zo weet je wat het oplevert, en zie je het ook als iets niet het verwachte effect heeft.
Bij bijna elk mkb-bedrijf is inkomende mail het proces met de meeste handmatige uren. Zo ziet dat eruit als niveau 1, 2 en 3 samenwerken.
Via mail, formulier of portaal, in vrije tekst en soms met bijlage.
Bepaalt het soort aanvraag, haalt de gegevens eruit en zoekt de klant en het dossier erbij.
Ziet het voorstel met alle context en bevestigt, past aan of neemt het over.
Werkt het systeem bij, stuurt de bevestiging, maakt een taak aan en logt elke actie.
Uit de mailbox gelezen, herkend en klaargezet in de boekhouding, met de bon erbij.
Een offerte uit vaste bouwstenen, en een herinnering als er na een week niets gebeurd is.
Mail, afspraken en gespreksverslagen automatisch bij de juiste klant in het CRM.
Cijfers uit meerdere systemen, elke week vanzelf bijgewerkt in een dashboard of mail.
Het verleidelijke is om te beginnen met wat het meest tot de verbeelding spreekt. Wij beginnen met wat het meeste tijd kost. Zo levert de eerste automatisering meteen iets op.
We bespreken waar het handwerk zit, welke systemen er staan en waar collega's zich aan ergeren. Vaak is na één gesprek al duidelijk welke twee of drie processen kandidaat zijn.
Een week lang houden de betrokken collega's bij hoeveel tijd een proces kost. Dat gemeten beeld verschilt vaak flink van het gevoel, en voorkomt dat je het verkeerde proces als eerste aanpakt.
We beginnen met wat zonder AI kan: systemen koppelen, dubbele invoer weghalen en vaste regels automatiseren. Dit levert in de meeste bedrijven de grootste en snelste winst op.
Waar een beoordeling nodig is, zet AI een voorstel klaar en keurt een medewerker goed. We meten hoe vaak het voorstel klopt, en pas als dat stabiel is, gaan we verder.
Een agent mag meerdere stappen zelf uitvoeren, binnen vooraf afgesproken grenzen en met logging van elke actie. Uitzonderingen gaan altijd naar een mens.
Een automatisering die niemand begrijpt, is een nieuw risico. Daarom bouwen we alles zo dat je kunt zien wat er gebeurt, kunt ingrijpen en het kunt uitzetten.
Wat er automatisch gebeurt, staat in een logboek: wanneer, waarom en met welk resultaat. Zo kun je altijd terugzien wat er is gedaan.
Betalingen, klantcommunicatie met gevolgen en uitzonderingen gaan langs een medewerker. Wat automatisch mag, spreken we vooraf af.
De automatiseringen draaien op een datalaag in eigen beheer, gehost in de EU. Welke gegevens een AI-model mag zien, bepalen we samen vooraf.
Je krijgt een lijst van alle automatiseringen, met wat ze doen en wie ze beheert. Niets draait ongezien op de achtergrond.
Hoe je zelf herkent welk werk je als eerste automatiseert, lees je in repetitieve taken automatiseren: welke eerst?. De drie niveaus staan uitgebreid uitgewerkt in bedrijfsprocessen automatiseren met AI. Is er een stuk software nodig dat nog niet bestaat, dan bouwen we dat met software-ontwikkeling op hetzelfde fundament, de AI Native Data Layer.
Vooral processen die vaak voorkomen, grotendeels voorspelbaar verlopen en waarbij de benodigde informatie al ergens digitaal staat. Denk aan inkomende mail en aanvragen, inkoopfacturen, offertes en opvolging, klantgegevens bijwerken en rapportages. Processen die zelden voorkomen of waarbij een fout grote gevolgen heeft, pakken we niet als eerste aan.
Vaak niet, in elk geval niet als eerste. De grootste winst zit in de meeste bedrijven in vaste regels en koppelingen tussen systemen. AI voegen we toe op de plekken waar een beoordeling nodig is, zoals het herkennen van een mail of het uitlezen van een document.
Nee. We koppelen de systemen die er al staan, zoals je boekhouding, CRM, ERP en mailbox. Alleen als een systeem echt in de weg zit, bespreken we een alternatief.
Daarom werken we in niveaus. Op niveau 2 keurt een medewerker elk voorstel goed, en pas als de foutmarge aantoonbaar klein is, mag een agent zelf handelen. Elke actie wordt gelogd en uitzonderingen gaan altijd naar een mens.
We meten vooraf hoeveel tijd een proces kost, en meten na de automatisering opnieuw. Zo zie je wat het oplevert in uren, en zie je het ook als een automatisering minder doet dan verwacht.
Nee. Niveau 1 werkt helemaal zonder AI-model. Waar AI wel meekijkt, bepalen we samen vooraf welke gegevens het mag zien. De data zelf blijft in je eigen datalaag, gehost in de EU.
De kennismaking is vrijblijvend. Daarna krijg je per proces een voorstel met een vaste prijs, gebaseerd op de meetweek. Zo weet je vooraf wat een automatisering kost en wat het naar verwachting oplevert.
In de kennismaking bespreken we waar het handwerk zit en welke processen kandidaat zijn. Je krijgt een eerlijk beeld van wat automatiseren oplevert, en van wat je beter met de hand kunt blijven doen.
Laat je gegevens achter en we nemen binnen één werkdag contact op om een moment in te plannen.
We gebruiken je gegevens alleen om contact op te nemen over de kennismaking. Geen nieuwsbrief, geen gespam.
Bedankt voor je aanvraag. Je hoort binnen één werkdag van ons om de kennismaking in te plannen.
Bekijk onze andere diensten